Politique de Confidentialité

Service d’adoption Thérèse Wante asbl

Information générale relative à la protection des données à caractère personnel des intervenants dans le Triangle Adoptif :
Enfant, Parents de naissance, Parents adoptants.

A travers le présent document, l’asbl Thérèse Wante entend vous fournir des informations claires et précises concernant le traitement de vos données à caractère personnel, le fondement juridique de ce traitement, vos droits et la procédure à mettre en œuvre en cas de violation des données.

L’objectif est de vous fournir l’assurance que la protection et la gestion de vos données se feront de manière adéquate et responsable dans le respect des dispositions légales en vigueur[1].

Qui traite vos données à caractère personnel ? 

Le Service d’Adoption Thérèse Wante dont le siège social est sis à 1340 Ottignies, Rue du Bauloy, 93 est juridiquement responsable du traitement de vos données à caractère personnel.  

Le Service d’Adoption Thérèse Wante fait appel à des sous-traitants (médecin) dans le cadre de traitements des dossiers. Ceux-ci sont soumis à la confidentialité et agissent sur instruction et au bénéfice de l’asbl Thérèse Wante. 

Quelles sont les données à caractère personnel traitées ?

L’asbl Thérèse Wante a l’obligation de tenir et de gérer un dossier complet à votre nom (conformément au décret sur l’adoption aux arrêtes de mise en œuvre[2]).

Le dossier est composé de plusieurs sections :

  • Les données d’identification (nom et prénoms, date et lieu de naissance, sexe, état civil, composition de la famille (père et mère légaux ou biologiques, enfants, frères et sœurs, etc.), nationalité et titre de séjour, langue maternelle, numéro de registre national, , photographie d’identité, profession, extrait de casier judiciaire (modèle 2), adresse postale, adresse de courrier électronique et numéro de téléphone…) ; 
  • Les informations médicales et biométriques pertinentes ; 
  • Les informations psychologiques et sociales pertinentes ; 
  • Les coordonnées bancaires, situation financière : 
  • Les informations (para-) médicales (antécédents familiaux et personnels); 
  • Les informations socio-administratives (courriers et documents échangés avec vous et des organismes tels que : ACC, avocats, juges, notaires, etc.); 
  • La liste des interventions des autorités d’aide à la jeunesse et de protection de la jeunesse (Tribunal de la jeunesse, SAJ, SPJ), avec indication des périodes concernées et des lieux de vie du jeune. 
  • Les données biométriques nécessaires pour vérifier l’identité de l’enfant.  

L’ensemble de ces données n’est toutefois pas systématiquement collecté. Le Service d’Adoption Thérèse Wante ne recueille en effet vos données que dans la mesure nécessaire à l’exercice de ses missions. Selon les situations, et selon l’état d’avancement de la procédure, l’étendue des données collectées peut donc varier. Vous pouvez à tout moment demander la liste des données que nous possédons à votre sujet (voir point ‘quels sont vos droits’ ci-après). 

Comment collectons-nous ces données ? 

Le Service d’Adoption Thérèse Wante recueille des données personnelles : 

  • Soit directement auprès des personnes concernées (formulaire, échanges, entretiens, etc.) ; 
  • Soit par l’intermédiaire d’autres organismes ou autorités publiques belges ou étrangères impliquées dans le processus d’adoption. 
A quelles fins vos données à caractère personnel sont-elles traitées ?

Les traitements de données à caractère personnel permettent, au bénéfice des enfants adoptés et des autres partenaires du triangle adoptif : 

  • L’établissement et le suivi du dossier ; 
  • L’échange avec les autorités comme requis par les lois (6/7/2017), décret et arrêtés ; 
  • La tenue des registres officiels et la production des rapports annuels vers l’ACC. 

Le mailing afin de communiquer sur les activités du Service d’Adoption et les événements qu’elle organise. Il s’adresse aux membres du Service d’Adoption ainsi qu’à toutes les personnes, par exemple les parents adoptants, qui montrent un intérêt pour notre travail. 

Qui a accès à ces données ? 

Les données personnelles des candidats adoptants, de la famille biologique et des enfants adoptés ne sont communiquées qu’à des tiers autorisés dans la mesure du nécessaire. Aucune de ces données ne sera partagée avec des tiers non autorisés sans votre accord exprès. 

Dans le cadre de ses missions, le Service d’Adoption Thérèse WANTE est susceptible de communiquer vos données personnelles aux personnes et organismes suivants : 

  • La Direction de l’adoption ; 
  • Les membres du personnel du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles qui contribuent aux missions de la Direction de l’adoption ; 
  • Les avocats qui défendent le Service d’Adoption Thrèse Wante en cas de litige ; 
  • Les organismes d’adoption agréés et les membres de leur personnel ; 
  • Les médecins et psychologues avec lesquels le Service d’Adoption Thérèse Wante et les organismes d’adoption collaborent ; 
  • Les collaborateurs étrangers de la Direction de l’adoption et des organismes d’adoption ; 
  • Les autorités publiques belges impliquées dans le processus d’adoption : autorités judiciaires, services de police, autorités d’aide à la jeunesse et de protection de la jeunesse, SPF Affaires étrangères, Office des Etrangers, Autorité centrale fédérale ( SPF Justice), autorités centrales communautaires (Vlaams Centrum voor Adoptie et Zentrale Behörde für Adoptionen), postes diplomatiques et consulaires belges à l’étranger, services de l’Etat civil, etc. 

L’ensemble de ces données n’est toutefois pas systématiquement transmis. Le Service d’Adoption Thérèse Wante ne transmet en effet vos données à des tiers que dans la mesure nécessaire à l’exercice de ses missions. Selon les situations, et selon l’état d’avancement de la procédure, l’étendue des données transmises peut donc varier. Vous pouvez à tout moment demander la liste des données transmises et des destinataires de ces données (voir point ‘quels sont vos droits’ ci-après). 

Toute personne qui contribue aux missions légales du Service d’Adoption Thérèse Wante est soumise aux dispositions du Code de déontologie de l’Aide à la Jeunesse (article 2 du décret du 31 mars 2004) et est tenue au secret professionnel. 

Combien de temps conservons-nous vos données ? 

Pour les besoins du traitement des dossiers d’adoption, en vertu des dispositions législatives et décrétales relatives à l’adoption, pour les procédures entamées à partir du 1er septembre 2005, les données personnelles détenues par les O.A.A. sont supprimées au cours de l’année qui suit celle pendant laquelle l’adopté atteint l’âge de 20 ans, à l’exception des données visées à l’article 49 du décret relatif à l’adoption du 31 mars 2004, modifié le 12 juin 2019. 

Si la procédure n’a pas abouti à une adoption, les données personnelles à l’exception des données contenues dans la fiche d’inscription à la préparation, sont supprimées au cours de la dixième année qui suit celle de l’inscription. 

Le Service d’Adoption Thérèse Wante applique les mêmes délais pour les procédures entamées avant le 1er septembre 2005. 

En vertu des dispositions législatives et décrétales relatives à l’adoption, pour les procédures entamées à_ partir du 1er_ septembre 2005, les informations sur les origines de l’enfant adopté,_ notamment celles relatives à l’identité de sa mère et de son père ainsi que celles relatives au passé_ médical de l’adopté et de sa famille sont conservées pendant minimum 100 ans. Ceci permet à la personne adoptée de rechercher ses origines. 

Les autres données sont conservées jusqu’à la fin de l’année civile qui suit celle où l’adopté atteint sa majorité. 

Localisation des données 

Ces données sont exclusivement stockées sur un serveur localisé au sein de l’Union Européenne ainsi que dans des dossiers papier dans les bureaux de l’Service d’Adoption Thérèse Wante. 

Quels sont vos droits ? 

L’objectif, conformément à la législation, est de vous assurer l’exercice d’un meilleur contrôle sur les données à caractère personnel qui sont traitées. 

Droits d’information 

Ce droit est exercé par le biais du présent document. 

Droit d’accès (art. 15 RGPD) 

Vous pouvez, à tout moment, obtenir la liste des données personnelles que l’Service d’Adoption Thérèse Wante possède à votre sujet, ainsi que la liste des personnes et organismes à qui elles ont été transmises. 

Droit de rectification (art. 16 RGPD) 

Vous pouvez, à tout moment, demander la rectification des données personnelles qui vous concernent et qui sont incomplètes ou inexactes. Par contre, vous ne pouvez pas demander l’effacement des données personnelles dont l’inexactitude n’est pas démontrée, si ces données sont nécessaires à l’exercice des missions légales de l’asbl Thérèse Wante. 

Droit à l’effacement (art. 17 RGPD) 

Vous pouvez demander la suppression des données personnelles qui vous concernent si vous êtes dans les conditions légales pour demander un tel effacement et sous réserve que leur conservation ne s’avère pas nécessaire pour respecter une obligation légale ou si ces données sont nécessaires à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. Légalement, l’Service d’Adoption Thérèse Wante a l’obligation de conserver votre dossier et les informations qui s’y trouvent pour une durée de minimum cent ans afin de permettre aux enfants adoptés d’accéder à leur dossier et aux dossiers associés tout au long de leur vie.  

Si vous êtes candidat adoptant, la demande d’effacement impliquera automatiquement l’arrêt de la procédure d’adoption. 

Droit de limitation (art. 18 RGPD) 

Lorsque vous demandez la rectification de vos données ou l’arrêt de leur traitement, vous pouvez également demander la limitation du traitement le temps que votre de demande de rectification ou d’opposition soit vérifiée. Dans ce cas, vos données sont conservées pendant l’examen de la demande mais ne sont plus traitées qu’avec votre consentement, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice, ou pour la protection des droits d’une autre personne.

Si vous êtes candidat adoptant, la demande de limitation impliquera automatiquement l’arrêt de la procédure d’adoption.

Droit à la portabilité des données (art.20 RGPD) 

Théoriquement, vous pouvez demander de recevoir toutes les données fournies par vous à l’Service d’Adoption Thérèse Wante et de les transférer ou les faire transférer directement lorsque cela est techniquement possible dans un autre Organisme Agréé d’Adoption.

L’exercice de ce droit vous obligera néanmoins à recommencer toute la procédure d’adoption.

Comment exercer vos droits ? 

Pour exercer vos droits à l’égard des données personnelles traitées par l’Service d’Adoption Thérèse Wante, vous pouvez nous contacter : 

  • Soit par courrier à l’adresse : Service d’Adoption Thérèse Wante, à l’attention du DPO (Délégué à la Protection des Données), Rue du Bauloy, 93 à 1340 Ottignies. 
  • Soit par email à l’adresse : dpo@adoption-wante.be. 

Si vous estimez que vos droits à l’égard des données personnelles traitées par l’Service d’Adoption Thérèse Wante n’ont pas été respectés, vous avez la possibilité d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données (APD) : 

Par courrier postal : 

Autorité de Protection des Données

Rue de la Presse, n°35 

1000 Bruxelles 

Vous trouverez plus d’information sur la procédure de recours sur le site internet de l’APD : 

www.autoriteprotectiondonnees.be. 

Quelles sont les mesures de sécurité encadrant le traitement des données ?

L’Asbl Service d’Adoption Thérèse Wante s’engage, dans ce cadre, à mettre en œuvre une politique et des mesures de sécurité appropriées en matière de protection des données. 

Les membres du personnel de l’Service d’Adoption Thérèse Wante et les collaborateurs externes ont accepté la Politique Générale de Sécurité de l’Information et cette Politique de Confidentialité, par lesquels ils s’engagent notamment à respecter le cadre légal et déontologique y afférent. Dans le cadre de leurs missions, ils peuvent accéder en tout ou partie à votre dossier, selon leurs profils métiers, au moyen de connexions sécurisées. Le dispositif se compose notamment d’une identification individuelle et d’une traçabilité nominative, mécanismes qui ont vocation à les responsabiliser devant leurs actions. 

Comment vos données personnelles sont-elles protégées ? 

Le Service d’Adoption Thérèse Wante a pris toutes les mesures nécessaires afin de préserver la sécurité des données à caractère personnel en empêchant leur modification inappropriée, leur destruction ou leur accès par des personnes non autorisées.  

Comment sont gérées les éventuelles violations de vos données ? 

Toute personne constatant une violation, une fuite ou perte de données à caractère personnel est invitée à en avertir l’Service d’Adoption Thérèse Wante le plus rapidement possible, en fournissant un maximum d’informations (faits, circonstances, …). 

Au besoin l’Service d’Adoption Thérèse Wante fera le nécessaire pour notifier la violation en question à l’Autorité de Contrôle dans les délais légaux. Lorsque la violation présente un risque élevé pour vos droits et libertés, vous serez informé dans les meilleurs délais. 

Pour plus d’informations sur la protection de vos données personnelles 

Toute personne concernée peut prendre contact avec le délégué à la protection des données (DPO) désigné au sein de l’asbl Thérèse Wante à l’adresse : dpo@adoption-wante.be. 

[1] Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des

[2] Décret A.Gt 08-05-2014 modifié par A.Gt 26-06-2014 – M.B. 28-10-2014 et Arrêté A.Gt 17-07-2020.

Cette Politique de Confidentialité a été validée par le Conseil d’administration le 15/06/2022.